Запас ветеринарных препаратов в хозяйстве: как подготовиться к перебоям поставок

Задержка поставки ветеринарных препаратов может привести к переносу плановой вакцинации или затруднить своевременное лечение животных. Чтобы снизить этот риск, на предприятии заранее формируют запас необходимых препаратов.

Однако избыточный запас тоже не всегда оправдан: препараты имеют ограниченный срок годности, требуют соблюдения установленных условий хранения, а часть закупленной партии может остаться невостребованной.

Поэтому при расчёте запаса ориентируются не только на прошлые закупки. Ветеринарная служба учитывает программу профилактических и лечебных мероприятий, численность и структуру поголовья, фактический расход препаратов и ситуацию по заболеваниям. Закупочная служба оценивает наличие нужных позиций, сроки поставки и стабильность логистики. Для этого сопоставляют ассортимент и условия работы нескольких поставщиков. Например, решения ИнноВет в сфере ветеринарной фармацевтики можно рассматривать наряду с предложениями других компаний, обращая внимание на доступность конкретных препаратов и возможность их своевременного получения.

Какие ветеринарные препараты должны быть в запасе хозяйства

Потребность в ветеринарных препаратах зависит от профиля предприятия, численности и структуры поголовья, производственного цикла, программы профилактики и ситуации по заболеваниям.

Запас удобно разделить на три группы.

• Первая — препараты для плановых мероприятий: вакцинаций, противопаразитарных обработок и других процедур, даты которых известны заранее. Они должны поступить до назначенного срока, чтобы осталось время на приёмку, проверку партии и подготовку к применению.
• Вторая группа — препараты регулярного расхода, которые используются в текущей ветеринарной работе. Для них анализируют фактическое применение за сопоставимые периоды и заранее рассчитывают момент следующего заказа.
• Третья — препараты для неотложных ситуаций. Перечень такого резерва составляет ветеринарный врач с учётом профиля предприятия, заболеваний, с которыми сталкивалось хозяйство, особенностей поголовья и времени, необходимого для получения препаратов. Универсального списка для всех предприятий здесь быть не может.

[img]https://i.imgur.com/cbWllvt.png[/img]

Позиции, потребность в которых отпала, не пополняют автоматически. Если препарат используется редко, это ещё не означает, что его нужно исключить из резерва: некоторые позиции предназначены именно для ситуаций, которые возникают нечасто, но требуют быстрого реагирования.

Для рецептурных препаратов закупку планируют с учётом оформления рецепта или требования организации, осуществляющей разведение, выращивание и содержание животных, в предусмотренных законодательством случаях.

Как рассчитать запас ветпрепаратов при риске задержки поставок

Для планового мероприятия потребность рассчитывают по дате, численности группы и схеме применения конкретного препарата. В зависимости от лекарственной формы и способа применения учитывают массу животных, дозировку, кратность и продолжительность курса.

Расчёт вакцин и препаратов для группового применения

Для вакцин расчёт ведут по фактической численности животных, запланированных к вакцинации, количеству доз во флаконе и схеме иммунизации.

Если вакцина требует восстановления перед применением, проверяют наличие предусмотренного инструкцией растворителя или разбавителя, его объём и соответствие выбранной фасовке. Восстановленную вакцину используют в течение срока, установленного инструкцией по ветеринарному применению. Неиспользованный остаток после истечения этого срока не сохраняют для следующей вакцинации и утилизируют в установленном порядке.

[img]https://i.imgur.com/q9Ny6DO.png[/img]

При подготовке к массовой вакцинации проверяют наличие всех необходимых компонентов: вакцины, предусмотренного растворителя или разбавителя, а также средств для приготовления и введения препарата. Даже при достаточном количестве доз мероприятие может быть сорвано, если к назначенной дате отсутствует необходимый компонент или оборудование для применения вакцины.

Если препарат применяют групповым способом с питьевой водой или кормом, при расчёте учитывают фактическое потребление воды или корма, дозировку, продолжительность применения и параметры системы дозирования. Расчёта только по количеству животных в таких случаях недостаточно.

Расчёт фактического остатка и точки заказа

Для препаратов с переменным расходом анализируют фактическое применение за сопоставимые периоды. Складскую выдачу сверяют с использованием, возвратами, списаниями и остатками в производственных подразделениях.

Препарат, переданный из центрального склада в подразделение, нельзя автоматически считать свободным остатком. Учитывают условия хранения, целостность упаковки, срок использования после вскрытия или восстановления и установленный на предприятии порядок возврата препаратов.

Расход за прошлые периоды корректируют с учётом текущего поголовья, изменений в программах профилактики и лечения и особенностей производственного цикла. Периоды нетипично высокого расхода из-за заболеваний или, наоборот, минимального использования препаратов не принимают за обычный уровень потребления без дополнительной оценки причин.

[img]https://i.imgur.com/cWnhkAR.png[/img]

Следующий показатель — время от оформления заказа до фактической приёмки партии. В него входят подтверждение заявки, комплектация, отгрузка и доставка. При расчёте учитывают заявленный срок и фактическую продолжительность предыдущих поставок.

Ожидаемый расход за период поставки показывает, сколько препарата понадобится до следующего поступления. На возможную задержку предусматривают страховой запас.

Расчётный уровень остатка, при достижении которого нужно оформлять новый заказ, в управлении запасами называют точкой заказа.

При определении необходимости нового заказа учитывают только пригодный и доступный остаток. Просроченные и непригодные партии из него исключают, а препараты, уже зарезервированные под ближайшие мероприятия, учитывают отдельно.

Заказанные, но ещё не принятые партии не относят к фактически доступному остатку. При планировании следующих закупок их учитывают как ожидаемое поступление, чтобы не создавать лишний повторный заказ.

Если препараты распределены между несколькими подразделениями или производственными площадками, остатки учитывают по наименованию, серии, сроку годности и месту хранения. Общего количества препарата по предприятию может быть достаточно, хотя часть имеющегося объёма уже предназначена для конкретных мероприятий.

От чего зависит размер страхового запаса ветпрепаратов

Страховой запас нужен на случай задержки поставки или временного роста потребности. Его рассчитывают по важным позициям отдельно: одинаковый резерв «на месяц» для всех препаратов приведёт к избытку одних средств и нехватке других.

[img]https://i.imgur.com/BKSI4eh.png[/img]

На размер резерва влияют стабильность расхода, возможная продолжительность задержки и доступность альтернативных поставок. При нестабильном расходе или частых задержках резерв по конкретной позиции увеличивают с учётом фактического риска дефицита.

Размер запаса ограничивают возможностями хранения и оставшимся сроком годности. Это особенно важно для термолабильных препаратов и позиций, которые расходуются нерегулярно: слишком большая партия может не быть использована вовремя.

Точку заказа пересматривают при существенном изменении поголовья, производственного цикла, программы ветеринарных мероприятий, среднего расхода препаратов или фактических сроков поставки.

Для препаратов, на хранение и учёт которых распространяются специальные требования, при определении объёма резерва учитывают наличие оборудованного места хранения, порядок доступа и возможность вести предусмотренный учёт.

Как хранить запас ветпрепаратов и контролировать сроки годности

При приёмке проверяют наименование препарата, количество, серию, целостность упаковки и оставшийся срок годности. Для препаратов, которые поступают в оборот с обязательной маркировкой, при приёмке проверяют наличие и считываемость кода Data Matrix, а также корректность сведений в системе маркировки.

Для препаратов с особыми требованиями к температуре проверяют соблюдение условий перевозки. При приёмке термолабильных средств оценивают доступные данные температурного контроля — показания термоиндикатора, терморегистратора или другие сведения, сопровождающие поставку. Внешне неповреждённая упаковка сама по себе не подтверждает соблюдение температурного режима во время транспортировки.

Препараты размещают в соответствии с условиями, указанными в инструкции по ветеринарному применению и на упаковке. Для термолабильных средств учитывают вместимость холодильного оборудования, стабильность температуры, работу системы контроля и возможность сохранить требуемые условия при сбое электроснабжения.

[img]https://i.imgur.com/VelW30S.png[/img]

Учёт ведут по сериям и срокам годности. При выдаче используют в первую очередь подходящую партию с ближайшей датой окончания срока годности — принцип FEFO.

Остатки регулярно пересматривают. Препарат может числиться на складе, хотя его срок годности закончится раньше предполагаемой даты применения.

Просроченные, повреждённые и признанные непригодными препараты отделяют от пригодного запаса. Дальнейшее обращение с ними организуют в установленном порядке, исключая случайную выдачу и применение.

Что делать хозяйству при задержке поставки ветпрепаратов

Получив сообщение о задержке, закупочная служба уточняет новую дату поставки, а ветеринарная служба сопоставляет её с пригодным остатком и ближайшими мероприятиями.

Сначала определяют конкретную позицию, предполагаемый объём дефицита и дату, к которой препарат понадобится. Затем выясняют, возможна ли частичная отгрузка, ускоренная поставка или получение нужной позиции у другого поставщика.

Если предлагается замена, её возможность оценивает ветеринарный врач. Он проверяет наличие действующей регистрации, действующее вещество, концентрацию, лекарственную форму, дозировку, показания для нужного вида и группы животных, способ и схему применения, ограничения и сроки ожидания для продукции животного происхождения.

Сходное торговое название или одинаковое действующее вещество сами по себе не подтверждают полной взаимозаменяемости препаратов.

[img]https://i.imgur.com/h9ZYqoq.png[/img]

При замене вакцины дополнительно учитывают антигенный состав и вакцинный штамм, возраст и категорию животных, способ введения и место препарата в действующей программе вакцинации. Переход на другой препарат может потребовать корректировки схемы иммунизации.

Если препарат был предусмотрен для планового мероприятия, ветеринарный врач оценивает последствия переноса и при необходимости корректирует программу. Менять схему применения только ради сохранения первоначальной даты не следует: изменения должны соответствовать инструкции и принятой в хозяйстве ветеринарной программе.

Фактический срок поставки фиксируют. При повторяющихся задержках пересматривают сроки размещения заявок, размер страхового запаса или работу с конкретным каналом поставки.

Часто задаваемые вопросы

Что указать в заявке на закупку, чтобы снизить риск ошибки при поставке?

В заявке фиксируют точное наименование препарата, лекарственную форму, концентрацию, фасовку, необходимое количество и срок, к которому партия должна поступить в хозяйство. Для препаратов с особыми условиями хранения указывают требования к транспортировке.

Если замена без согласования ветеринарного врача недопустима, это также лучше заранее отметить в заявке. Чем точнее описана требуемая позиция, тем меньше риск получить препарат в неподходящей фасовке, концентрации или лекарственной форме.

Что делать, если поставщик предлагает тот же препарат в другой фасовке?

Сначала пересчитывают необходимое количество упаковок и оценивают, насколько новая фасовка подходит под фактический расход. Особенно важно учитывать срок использования препарата после вскрытия: крупная упаковка не всегда выгоднее, если её содержимое не успеют использовать в допустимый срок.

Для вакцин дополнительно проверяют количество доз во флаконе и соответствие растворителя или разбавителя выбранной фасовке.

Как определить допустимый остаточный срок годности при закупке?

Единого значения для всех препаратов нет. Его определяют с учётом предполагаемой даты применения, среднего расхода и объёма закупаемой партии.

Если препарат расходуется медленно или закупается в страховой запас, короткий оставшийся срок годности повышает риск списания. Поэтому минимально приемлемый остаточный срок лучше согласовать ещё на этапе закупки, а не после поступления партии на склад.

Какие позиции нужно проверять в первую очередь при контроле запасов?

В первую очередь оценивают препараты, которые понадобятся для ближайших плановых мероприятий, позиции с длительным сроком поставки и средства, для которых сложно быстро найти подходящую замену.

Отдельного внимания требуют термолабильные препараты и позиции с ограниченным оставшимся сроком годности. Такой порядок помогает быстрее выявить дефицит там, где задержка поставки действительно может нарушить работу ветеринарной службы.

Приведённая информация носит справочный характер. Перечень ветеринарных препаратов, объём запаса и сроки закупок определяют с учётом потребностей и условий конкретного предприятия. Решения о выборе и применении конкретных препаратов принимает ветеринарный врач в соответствии с инструкциями по ветеринарному применению.